Poradnik szefa: tych zdań lepiej nie używać

Słowa mają moc. Szczególnie kiedy wypowiada je przełożony. Źle dobrane, mogą na dobre zdemotywować pracownika. Oto pięć zdań, które lepiej wyrzucić ze swojego słownika.

Odpowiedzialny szef uważa na to, co i jak mówi podwładnym. Nie pozwala sobie na brak wyczucia, nawet (a może zwłaszcza wtedy), kiedy działa w stresie, pod dużą presją czasu. Tym bardziej, że źle dobrane słowa, mogą być opacznie zrozumiane.

Motywacja w pracy to bardzo często składowa wielu czynników. Jednym z nich niewątpliwie jest stosunek szefa do pracowników. Dlatego pracodawcy powinni szczególnie dbać o to, w jaki sposób rozmawiają z pracownikami – mówi Joanna Żukowska ekspert międzynarodowego serwisu rekrutacyjnego MonsterPolska.pl.

„To strata czasu”

Sytuacja: Widzimy, że nasz pracownik zajmuje się czymś, co nie przystaje do aktualnych celów i priorytetów zespołu. Doświadczenie mówi nam, że jego praca jest marnowaniem czasu.

Pracownik słyszy: „Zakładam, że nie wiesz, co robisz. Nie szanuję twoich pomysłów”.

Lepiej: „Opowiedz mi o tym, co robisz?” Zadajemy kolejne pytania w taki sposób, by pracownik uświadomił sobie, że jego pomysł nie przyniesie oczekiwanych efektów. Możemy też powiedzieć, że pracowaliśmy nad czymś podobnym i jakie to miało efekty.

„Prawdopodobnie nie wiesz o tym, ale…”
Sytuacja: Nasz podwładny popełnia błąd, którego mógłby uniknąć, gdyby miał dodatkowe informacje.
Pracownik słyszy: „Ja tu jestem szefem i wiem lepiej”.
Lepiej: Podkreślamy, że błąd jest po naszej stronie: „zapomniałem ci powiedzieć, że…” To ważne, bo wtedy ludzie czują, że są ważni i mają nasze wsparcie.

„Nie mogę ci w tym pomóc”
Sytuacja: Pracownik zadał pytanie albo poprosił o pomoc w zadaniu, które jest poza naszymi kompetencjami albo nie powinno nas zaprzątać.
Pracownik słyszy: „Nie mam ochoty ani czasu pomagać ci, w zdobyciu informacji, których potrzebujesz.”
Lepiej: Jeśli to pytanie skierowane nie do nas, pomagamy podwładnemu w dotarciu do właściwej osoby. Mówimy np. „nie zajmowałem się tym, ale wygląda na to, że to działka Wojciecha. Chciałbym, żebyś z nim porozmawiał, przedstawię cię”.

„Bez obrazy, ale…”

Sytuacja: Pracownik mówi lub robi coś, co uważamy za błędne lub mylące. Najprawdopodobniej wynika to z jego naiwności i braku wiedzy.
Pracownik słyszy: „Powiedziałeś coś głupiego, więc zaraz cię obrażę”.
Lepiej: To zdanie brzmi niedojrzale i nieprofesjonalnie. Lepiej powiedzieć „nie zgadzam się z tobą” i wytłumaczyć dlaczego. A jeśli pracownik zrobił coś niewłaściwego, trzeba poprosić go na bok i powiedzieć: „rozumiem, dlaczego mogłeś pomyśleć, że to najlepsze rozwiązanie. Następnym razem wolałbym, byś to zrobił w ten sposób”.

„Nieważne, sam się tym zajmę”

Sytuacja: Błąd lub niedoświadczenie pracownika przysparza nam na dłuższą metę więcej pracy. Decydujemy, że lepiej będzie przejąć jego zadanie.
Pracownik słyszy: „Nie ufam ci w tej sprawie i nie chcę poświęcić czasu, by ci wytłumaczyć albo pomóc”.
Lepiej: Można przejąć zadanie podwładnego, ale trzeba obiecać, że potem wyjaśnimy, co poszło nie tak – na przykład: „Nie dałem ci wystarczająco dużo czasu i informacji, byś sobie sam poradził. Przejmę to na razie. Kiedy skończę, porozmawiamy, tak byś umiał w przyszłości zająć się tym sam”.