Dla wielu firm wynajem powierzchni biurowej to rozwiązanie znacznie korzystniejsze niż budowa własnej siedziby. Gwarantuje większą elastyczność oraz stwarza możliwość ulokowania biznesu w miejscu, w którym zakup gruntu byłby niemożliwy. Jak zatem wynajmować mądrze, z uwzględnieniem rzeczywistych potrzeb firmy, i nie wpaść w pułapki procesu negocjacyjnego?
WedÅ‚ug badaÅ„ Fundacji Pro Progressio na temat kluczowych czynników przy wyborze lokalizacji biznesowej ważnÄ… determinantÄ… jest dostÄ™pność powierzchni biurowych klasy A i B+, którÄ… wszyscy respondenci okreÅ›lili jako „zdecydowanie” lub „raczej” istotnÄ…. Tymczasem atrakcyjna dziaÅ‚ka pod budowÄ™ wÅ‚asnej siedziby okazaÅ‚a siÄ™ ważna jedynie w 42%.
- PrzedsiÄ™biorcy, szczególnie na poczÄ…tku dziaÅ‚alnoÅ›ci na danym terenie, znacznie chÄ™tniej korzystajÄ… z wynajÄ™tych budynków. Daje to możliwość szybszego ulokowania biznesu w atrakcyjnej lokalizacji,generuje mniejsze koszty, nie wymaga troski o administracjÄ™ budynku – mówi Wiktor Doktór Prezes Fundacji Pro Progressio.
- Określ priorytety
Na polskim rynku wystÄ™puje nadpodaż powierzchni biurowej, wedÅ‚ug raportu RICS na temat nieruchomoÅ›ci komercyjnych za II kwartaÅ‚ 2015 roku. W gÄ…szczu ofert znalezienie idealnie dopasowanej przestrzeni biurowej nie jest jednak tak proste, jak mogÅ‚oby siÄ™ wydawać. GÅ‚ówne kryteria brane pod uwagÄ™ przez najemców sÄ… zazwyczaj uniwersalne: lokalizacja, standard budynku oraz wykoÅ„czenie powierzchni, ekspozycja budynku, jego wielkość i charakter. Najtrudniejsze w procesie decyzyjnym jest umiejÄ™tne dokonanie rozkÅ‚adu wag dla poszczególnych czynników.
- Działaj zgodnie z planem
Warto rozpocząć od ustalenia harmonogramu uwzglÄ™dniajÄ…cego poszczególne etapy poszukiwania powierzchni. Realna ocena możliwoÅ›ci budżetowych pomoże zawÄ™zić listÄ™ potencjalnych lokalizacji do tych, które sÄ… w naszym zasiÄ™gu finansowym. Kolejny etap to wybór kilku opcji, a nastÄ™pnie tej jednej, której dotyczyć bÄ™dÄ… finalne rozmowy.
- Kluczowym elementem harmonogramu jest data wyznaczajÄ…ca poczÄ…tek okresu najmu. Kontraktowe zabezpieczenie dostÄ™pnoÅ›ci powierzchni dla najemcy jest jednym z istotnych zapisów umowy – mówi Joanna Blumert, Associate, Manager ds. Rozwoju Biznesu w dziale powierzchni biurowych firmy Cushman & Wakefield.
- Nie bez znaczenia w caÅ‚ym procesie jest zaplanowanie czasu na aranżacjÄ™ biura. Różne bowiem bÄ™dÄ… zaÅ‚ożenia dla przygotowania powierzchni kilkuset metrowej czy powierzchni kilku tysiÄ™cy metrów - dodaje.
- Patrz w przyszłość
PodejmujÄ…c decyzjÄ™ o wyborze biura należy wziąć pod uwagÄ™ nie tylko obecne zapotrzebowania firmy, ale także okolicznoÅ›ci, które mogÄ… wystÄ…pić w przyszÅ‚oÅ›ci: spodziewany w ciÄ…gu kilku lat spadek lub wzrost zatrudnienia, rozważane przejÄ™cia i fuzje. W umowie należy uwzglÄ™dnić zapisy dotyczÄ…ce rozwoju firmy oraz uzgodnienia na wypadek ewentualnej redukcji czy ograniczenia dziaÅ‚alnoÅ›ci biznesowej.
- PosÅ‚uchaj pracowników
Istotne czynniki przy wyborze biura to również te, które majÄ… realny wpÅ‚yw na codzienny komfort pracowników firmy: dostÄ™p do komunikacji publicznej, parkingu, ale także rozplanowanie powierzchni i jej zaaranżowanie oraz design.
- Warto zauważyć, że firmy coraz częściej konsultujÄ… swoje plany z pracownikami, żeby nowe biuro speÅ‚niaÅ‚o oczekiwania nie tylko zarzÄ…du, ale również zespoÅ‚u. Ważne, aby osoby decyzyjne nie patrzyÅ‚y na nowe biuro tylko i wyÅ‚Ä…cznie pod kÄ…tem kosztów. NajtaÅ„sza, nieodpowiadajÄ…ca zespoÅ‚owi lokalizacja, niski standard może spowodować rotacjÄ™ wÅ›ród pracowników i problemy zwiÄ…zane ze znalezieniem nowej kadry – mówi Izabela Ciszewska, Starszy Konsultant w Dziale Reprezentacji Najemcy w JLL.
- Zatrudnij specjalistÄ™
W celu usprawnienia procesu wynajmu warto pomyśleć o skorzystaniu z pomocy specjalisty.
- DoÅ›wiadczeni agenci potrafiÄ… zidentyfikować możliwoÅ›ci, które nie sÄ… oczywistym wyborem. Poza standardowo dostÄ™pnymi, wyszukajÄ… również oferty, które nie sÄ… ogólnie znane na rynku, wynegocjujÄ… atrakcyjne bonusy, ulgi, czy dopÅ‚aty – mówi Mateusz Strzelecki, Senior Associate w firmie doradczej Walter Herz. W jakie puÅ‚apki najczęściej wpadajÄ… najemcy rezygnujÄ…c z pomocy specjalisty? Nie zwracajÄ… uwagi na zapisy dotyczÄ…ce opÅ‚at eksploatacyjnych i standardu technicznego danego obiektu lub nieÅ›wiadomie zgadzajÄ… siÄ™ na poniesienie opÅ‚at za powrót do pierwotnego stanu biura, jeszcze sprzed wprowadzenia wszystkich zmian na powierzchni, w przypadku decyzji o wyjÅ›ciu z danego obiektu – mówi Izabela Ciszewska.
Fundacja Pro Progressio – misjÄ… Fundacji jest wspieranie dziaÅ‚aÅ„ sÅ‚użących rozwojowi i inwestycjom w Polsce, a także optymalnemu wykorzystaniu zasobów przedsiÄ™biorstw i sektora publicznego w kraju i na Å›wiecie. Pro Progressio realizuje projekty, których celem jest rozwój branży outsourcingowej w Polsce. Fundacja wspóÅ‚pracuje z sektorem publicznym (miasta, agencje rozwoju regionalnego, specjalne strefy ekonomiczne, parki naukowo-technologiczne, parki przemysÅ‚owo-technologiczne, uczelnie wyższe) i prywatnym w Polsce oraz miÄ™dzynarodowymi organizacjami sektora outsourcingu. Pro Progressio wspiera, promuje i nagradza podmioty, które przyczyniajÄ… siÄ™ do rozwoju dobrych praktyk w zakresie outsoucingu, optymalizacji procesów oraz kosztów. Fundacja jest pomysÅ‚odawcÄ… i organizatorem jedynego niekomercyjnego konkursu dla branży outsourcingu. Celem Outsourcing Stars jest wyÅ‚onienie i nagradzanie najprężniej rozwijajÄ…cych siÄ™ firm outsourcingowych oraz instytucji bezpoÅ›redniego otoczenia branży.