Obecnie dokumentacja pracownicza przechowywana jest w formie papierowej. Od stycznia będzie można decydować, w jakiej formie pracodawca chce ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Dla wszystkich nowo zatrudnianych osób od 1 stycznia akta pracownicze będą przechowywane 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
BÄ™dzie też można zmienić wczeÅ›niej przyjÄ™tÄ… formÄ™ przechowywania akt pracowniczych. Dla pracowników, którzy zatrudnieni byli po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., bÄ™dzie można skrócić okres przechowywania dokumentacji kadrowo-pÅ‚acowej z 50 na 10 lat. ZakÅ‚ad UbezpieczeÅ„ SpoÅ‚ecznych dostosowaÅ‚ program PÅ‚atnik i aplikacjÄ™ ePÅ‚atnik do nowych przepisów.
Osoby, które nie pobraÅ‚y jeszcze nowej wersji PÅ‚atnika majÄ… na to czas do 25 stycznia. Od 1 do 25 stycznia bÄ™dÄ… funkcjonowaÅ‚y równolegle dwie wersje programu, dotychczasowa 10.01.001 oraz nowa 10.02.002. Od 26 stycznia nowy PÅ‚atnik na dobre zastÄ…pi „starego”.
PrzedsiÄ™biorcy, którzy bÄ™dÄ… rozliczać skÅ‚adki za grudzieÅ„ 2018 r. mogÄ… zrobić to jeszcze z wykorzystaniem „starej” wersji PÅ‚atnika. Ci, którzy pobrali nowÄ… wersjÄ™ programu, skÅ‚adki za grudzieÅ„ rozliczÄ… już w zaktualizowanym formularzu ZUS DRA. Przy przekazywaniu danych za ubezpieczonych w rozliczeniu za grudzieÅ„ 2018 r. nie należy jeszcze używać dokumentu ZUS RPA.
NowÄ… wersjÄ™ należy pobrać, jeÅ›li w pierwszej poÅ‚owie stycznia 2019 r. zamierzamy wyrejestrować pracownika z ubezpieczeÅ„. Należy pamiÄ™tać, że z pierwszym dniem nowego roku zmieniÅ‚ siÄ™ dokument ZUS ZWUA. Oznacza to, że przy wyrejestrowywaniu pracowników konieczne bÄ™dzie uzupeÅ‚nienie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podanie podstawy prawnej rozwiÄ…zania stosunku pracy.
Rozliczenie skÅ‚adek za styczeÅ„ 2019 r. (w lutym) trzeba już przygotować w nowej wersji programu. JeÅ›li pracownik w styczniu tego roku osiÄ…gnÄ…Å‚ bÄ…dź osiÄ…gnie przychody za poprzednie lata (np. „trzynastkÄ™”) poza raportem ZUS RCA powinno siÄ™ przekazać do ZakÅ‚adu także nowy dokument ZUS RPA. Tak bÄ™dzie przy rozliczaniu skÅ‚adek za każdy miesiÄ…c, w którym nastÄ…pi wypÅ‚ata za ubiegÅ‚e lata.
WiÄ™cej informacji na temat „nowego” PÅ‚atnika na stronie www.zus.pl oraz w każdej stacjonarnej placówce ZUS.
Katarzyna Krupicka
regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa podlaskiego
