Kontrola w firmie? Zobacz czego się spodziewać!

Inspektor puka do firmowych drzwi? Sprawdź, co może, a czego nie może zrobić w Twojej firmie kontroler. Jakich informacji musisz mu dostarczyć aby nie narazić się na wysokie kary?

Uprawnienia do przeprowadzenia w przedsiębiorstwie kontroli ma (w określonym zakresie) szereg organów. Najczęściej spotykane są kontrole skarbówki, sanepidu czy Inspekcji Handlowej. Ale uwaga! Uprawnienia kontrolne posiada chociażby Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów – ale korzysta z nich wtedy, gdy w grę wchodzi podejrzenie zmowy cenowej. Warto wiedzieć, że utrudnianie przeprowadzenia kontroli jest karalne – w przypadku utrudniania pracy inspektorowi UOKiK sankcje mogą sięgać nawet 50 mln. euro!

Jedna kontrola naraz. Nie zawsze

– Ogólne zasady przeprowadzania kontroli w przedsiębiorstwie reguluje rozdział 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej – mówi mecenas Konrad Syryca z Fic, Syryca Kancelarii Radców Prawnych Sp. P. – Z punktu widzenia przedsiębiorcy zawiera ona szereg bardzo korzystnych zapisów. Mamy np. art 82 ustawy, który co do zasady zakazuje prowadzenia w przedsiębiorstwie więcej niż jednej kontroli naraz – wskazuje Syryca. Od tej reguły istnieje jednak szereg wyjątków. Kilka kontroli można przeprowadzić m.in. w sytuacji gdy są one niezbędne w celu przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa bądź wykroczenia (także skarbowego). Przesłanką do prowadzenia więcej niż jednej kontroli jest także np. bezpośrednie zagrożenie życia, zdrowia czy środowiska naturalnego. Co w sytuacji w której do kontrolowanego już przedsiębiorstwa wkroczyć chce kolejny inspektor, a brak jest przesłanek do kilku kontroli? Ustawa zobowiązuje organ kontrolny do odstąpienia od podjęcia czynności kontrolnych i daje możliwość ustalenia z przedsiębiorcą innego terminu przeprowadzenia kontroli.

Jak długo zabawi kontroler?

Trzeba pamiętać też, że poza kilkoma wyjątkami prawo zabezpiecza też właścicieli firm w zakresie czasu trwania wszystkich kontroli w ciągu jednego roku kalendarzowego. Jeśli jesteś mikroprzedsiębiorcą czas wszystkich kontroli nie powinien przekraczać 12 dni roboczych. Małe firmy muszą liczyć się z maksymalnie 18 dniami roboczymi. W przypadku średnich przedsiębiorców, liczba rośnie do 24 dni roboczych. Pozostali muszą być gotowi na nawet 48 dni roboczych trwania kontroli.

Tego wymagaj od kontrolera

Na organie kontrolnym spoczywa kilka ważnych obowiązków – przede wszystkim zawiadomienie przedsiębiorcy o zamiarze podjęcia kontroli. Tuż przed rozpoczęciem prac, kontroler musi okazać służbową legitymację i doręczyć stosowne upoważnienie zawierające m.in. oznaczenie organu kontroli, podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, dookreślenie zakresu kontroli, a także imię i nazwisko osoby upoważnionej do jej wykonania. Co ważne, dokument ten powinien wskazywać też datę rozpoczęcia i przewidywalnego zakończenia kontroli. Uwaga! Jeśli upoważnienie nie nie zawiera wszystkich przewidzianych prawem danych to nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli. Dodajmy też, że ustawa zobowiązuje ograny kontrolne do takiego wykonywania ich obowiązków, które (na tyle na ile to możliwe) nie zakłóci funkcjonowania firmy.

Liberum veto przedsiębiorcy?

Przedsiębiorca, którego firma została poddana kontroli musi przestrzegać kilku ważnych zasad. Po pierwsze powinien pamiętać o prowadzeniu i przechowywaniu w swojej siedzibie książki kontroli, upoważnień i protokołów kontrolnych. Ma prawo do obecności w trakcie trwania czynności kontrolnych lub do wyznaczenia osoby do tego upoważnionej. W sytuacji w której organ kontrolny wykonuje czynności naruszając przepisy prawa, to przedsiębiorstwa ma prawo wnieść swój sprzeciw. Jeśli na skutek takiego łamania prawa przedsiębiorstwa poniesie szkodę, może ubiegać się o stosowne odszkodowanie.