Sześć umów, jakie musi znać każdy przedsiębiorca

Każdy kto decyduje się na prowadzenie działalności gospodarczej, powinien zapoznać się z podstawowymi przepisami prawa, z nią związanymi - w szczególności z regulacjami dotyczącymi zobowiązań, dochodzenia należności czy też z zakresu prawa pracy.

Jak bowiem powszechnie wiadomo - nieznajomość prawa szkodzi i nikt nie może szukać usprawiedliwienia w nieznajomości prawa. Tym bardziej powinien mieć to na względzie przedsiębiorca, który traktowany jest w naszym systemie prawnym jako podmiot profesjonalny, który nie może zasłaniać się brakiem znajomości obowiązujących przepisów.

W niniejszym poradniku przedstawiamy ci podstawowe informacje na temat najpopularniejszych dokumentów, z jakimi spotkasz się w toku prowadzenia działalności gospodarczej.

Poznasz okoliczności zawierania umów:

o dzieło,
o pracę
zlecenie
o zachowaniu poufności.

Dowiesz się również jak udzielić pełnomocnictwa i jakie elementy powinno zawierać wezwanie do zapłaty.

Umowa zlecenia

Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną, na mocy której przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Jest to jedna z najczęściej spotykanych umów, szczególnie na obecnym rynku pracy.

Niewątpliwą zaletą takiej umowy jest elastyczny czas pracy zleceniobiorcy i małe koszty składkowe po stronie zleceniodawcy. Umowa zlecenia może być nieodpłatna, jednakże informacja o tym powinna znaleźć się w treści umowy, bowiem w przeciwnym razie domniemywa się, że za wykonanie umowy należy się wynagrodzenie.

Warto wiedzieć, że umowa zlecenia nie wymaga zachowania formy szczególnej. Może być zawarta w dowolny sposób: w formie pisemnej lub ustnej, a także przez dorozumiane oświadczenia woli.

W odróżnieniu do umowy o dzieło, umowa zlecenia jest umową starannego działania, a nie rezultatu. Oznacza to, że już samo dążenie do wykonania zlecenia stanowi realizację umowy. Przyjmujący zlecenie jest zobowiązany do dołożenia najwyższej staranności przy realizacji umowy, przy czym nie ponosi ujemnych konsekwencji, jeżeli nie osiągnie skutku określonego umową.

Niemniej jednak, bardzo ważne jest, aby w umowie zlecenia dokładnie określić przedmiot zlecenia. Należy pamiętać o tym, że im bardziej dokładny opis zlecenia zostanie zamieszczony w umowie, tym łatwiej będzie dochodzić roszczeń z zawartej umowy.

Przedmiotem zawartej umowy zlecenia może być np. prowadzenie księgowości, sprzątanie itd.

Umowa o dzieło

Umowa o dzieło, podobnie jak umowa zlecenia, również została uregulowana w kodeksie cywilnym. Niewątpliwymi zaletami umowy o dzieło jest duża elastyczność w ramach jej realizacji, a także korzystne opodatkowanie.

Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Przedsiębiorca powinien pamiętać o tym, że do umowy zawartej, w zakresie działalności przedsiębiorstwa przyjmującego zamówienie, z osobą fizyczną, która zamawia dzieło, będące rzeczą ruchomą, w celu niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą ani zawodową, stosuje się odpowiednio przepisy o sprzedaży konsumenckiej.

Umowa o dzieło jest umową odpłatną. Przyjmującemu zamówienie przysługuje zatem wynagrodzenie nawet wówczas, gdy nie zostanie ono zastrzeżone w treści umowy.

Istota umowy o dzieło sprowadza się tak naprawdę do osiągnięcia określonego, zindywidualizowanego rezultatu w postaci materialnej lub niematerialnej. Realizacja umowy o dzieło polega za tym na tym, że jedna strona zobowiązuje się do osiągnięcia w przyszłości indywidualnie określonego rezultatu, a druga zobowiązuje się do zapłaty odpowiedniego wynagrodzenia w pieniądzach lub w naturze, obliczonego w zależności od wartości dzieła.

Przedmiotem umowy o dzieło może być np. wykonanie strony internetowej www, uszycie ubrania lub wykonanie mebli.

W odróżnieniu od umowy zlecenia, przedmiotem umowy o dzieło nie jest tylko wykonywanie określonych czynności, ale doprowadzenie do osiągnięcia określonego w umowie rezultatu. Zatem dzieło powinno być w umowie dokładnie określone. Przy umowie zlecenia przyjmujący zlecenie nie bierze na siebie ryzyka pomyślnego wyniku spełnianej czynności - jego odpowiedzialność za właściwe wykonanie umowy oparta jest na zasadzie starannego działania. Tymczasem w umowie o dzieło niewątpliwie jest to odpowiedzialność za konkretny rezultat.

Umowa o pracę

Umowa o pracę stanowi podstawową formę nawiązania stosunku pracy, w której pracownik zobowiązuje się do wykonywania określonej pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy, a pracodawca jest zobowiązany do wypłaty pracownikowi wynagrodzenia za wykonywaną pracę.

Umowa o pracę powinna określać:

rodzaj pracy,
miejsce wykonywania pracy,
wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem jego składników,
wymiar czasu pracy, a także termin rozpoczęcia pracy.

Umowę o pracę zawiera się na:

czas określony (w tym na zastępstwo),
czas wykonywania określonej pracy,
czas nieokreślony.

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Warto wiedzieć, że umowę o pracę można poprzedzić umową o pracę na okres próbny nie przekraczający 3 miesięcy. Bardzo ważne z punktu widzenia przedsiębiorcy jest również to, że umowę na czas określony zawiera się tylko dwukrotnie. W sytuacji, gdy przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła 1 miesiąca, to wówczas trzecia umowa jest równoznaczna w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony.

Jednakże w praktyce, przedsiębiorcy coraz częściej wykorzystują dobrodziejstwo związane z umowami cywilnoprawnymi i na tej podstawie zlecają wykonywanie określonej pracy. W przypadku podpisania umowy o dzieło, albo umowy zlecenia, należy pamiętać, że wówczas nie mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, a wszelkie kwestie związane z taką sytuacją reguluje kodeks cywilny. Podstawową różnicą pomiędzy umową o pracę a wymienionymi powyżej umowami cywilnoprawnymi jest taka, że pracownik jest podporządkowany poleceniom przełożonych i ma obowiązek wykonywać pracę w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Natomiast wykonując pracę na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, zleceniobiorca wykonuje swoje zadania samodzielnie i bez zwierzchnictwa zleceniodawcy.

Umowa o zachowaniu poufności

Umowa o zachowaniu poufności (w skrócie, z języka angielskiego, zwana NDA) może być zawarta z pracownikiem, zleceniobiorcą, świadczącymi osobistą pracę na rzecz przedsiębiorcy, a także z klientem, podwykonawcą lub inwestorem zastanawiającym się nad finansowaniem nowego przedsięwzięcia. Bardzo często jest stosowana pomiędzy przedsiębiorcami.

Podpisanie umowy o zachowaniu poufności warto rozważyć w przypadku rekrutowania menedżerów wysokiego szczebla, z uwagi na to, że otrzymują oni już na etapie rekrutacji dostęp do informacji poufnych potencjalnego pracodawcy. Można przyjąć, że umowa o zachowaniu poufności powinna być zawierana we wszystkich przypadkach, w których dochodzi do przekazywania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

Umowa o zachowaniu poufności powinna zostać zawarta co najmniej w formie pisemnej dla zachowania wartości dowodowej. Tego rodzaju umowa powinna być tak skonstruowana, aby dokładnie precyzowała jakie informacje przedsiębiorca chce chronić oraz w jakim celu potrzebuje tej ochrony. Strony umowy powinny również określić czas jej obowiązywania w taki sposób, aby zapewnić wykonanie celu umowy jakim jest zachowanie w poufności określonych informacji uzyskanych od drugiej strony. Co więcej, umowy o zachowaniu poufności mogą zawierać sankcję za naruszenie postanowień umowy w postaci wprowadzenia kar umownych. Zawarcie umowy o zachowaniu poufności niewątpliwie ułatwia – w razie zaistnienia sporu pomiędzy stronami – wykazanie, że strona jest odpowiedzialna za udostępnienie informacji poufnych osobie trzeciej lub ich wykorzystanie we własnym interesie.

Pełnomocnictwo

Pełnomocnictwo kojarzone jest zazwyczaj z dokumentem, tymczasem należy wskazać, że jest to jednocześnie czynność prawna jak i dokument, który upoważnia do dokonywania czynności prawnych w imieniu innego podmiotu (osoby fizycznej lub prawnej).

Udzielenie pełnomocnictwa wymaga złożenia oświadczenia woli, którego treścią jest upoważnienie określonej osoby do dokonania w imieniu i ze skutkiem prawnym dla mocodawcy czynności prawnej indywidualnie oznaczonej albo czynności określonych rodzajowo.

Pełnomocnictwo może być ogólne, czyli takie które obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu, jak może upoważniać do dokonania czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. W tym drugim przypadku potrzebne jest jednak pełnomocnictwo, w którym dokładnie zostanie określony ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

Dodatkowo należy wskazać, że jeśli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie. Ważność pełnomocnictwa stanowi element decydujący o skuteczności oświadczenia woli złożonego w umowie, a tym samym o ważności umowy.

Należy podkreślić, że zawarcie pełnomocnictwa w wymaganej formie nie jest jedynym obowiązkiem przedsiębiorcy, który chce ustanowić własnego pełnomocnika, w szczególności gdy chodzi o sytuację w której ma on reprezentować swojego mocodawcę przed organami administracji publicznej. W takim przypadku, aby prawidłowo wyznaczyć pełnomocnika, przedsiębiorca musi wypełnić rubrykę 30 na formularzu CEIDG-1, w której należy podać następujące informacje o pełnomocniku: imię i nazwisko, PESEL, datę urodzenia, NIP oraz posiadane obywatelstwa. Jeśli natomiast przedsiębiorca chce ustanowić więcej niż jednego pełnomocnika musi dodatkowo wypełnić formularz CEIDG - PN.

Wezwanie do zapłaty

Niestety, praktycznie każdy przedsiębiorca prędzej czy później ma problem z nieuczciwym kontrahentem. Pierwszym krokiem do odzyskania długu jest próba podjęcia rozmowy z dłużnikiem w celu wyegzekwowania dobrowolnego wykonania zobowiązania. W takim przypadku, w odzyskaniu zaległości może pomóc sporządzenie wezwania do zapłaty, które stanowi podstawowe narzędzie wykorzystywane do podejmowania działań windykacyjnych wobec dłużników.

Wezwanie do zapłaty to nic innego jak oficjalne pismo, w którym przedsiębiorca ponagla dłużnika do zapłaty zaległej płatności.

W wezwaniu do zapłaty należy określić:

określić dłużnika i wierzyciela,
wskazać dokładną kwotę zaległości,
podać numer faktury, datę wymagalności płatności i wartość ewentualnych odsetek.

Przedsiębiorca może wysłać wezwanie do zapłaty przed podjęciem decyzji o dochodzeniu roszczenia w postępowaniu przed sądem. Wysyłając właściwie przygotowane wezwanie do zapłaty, zwiększa się szanse na to, że windykacja będzie skuteczna.

Przepisy nie określają, w jakiej formie powinno być sporządzone wezwanie do zapłaty. Wobec tego przyjmuje się, że wezwanie do zapłaty może przybierać różne formy. Przedsiębiorca może wezwać dłużnika do zapłaty zaległego zobowiązania sporządzając oficjalne pismo tj. wezwanie do zapłaty, wysyłając dłużnikowi e-mail lub wiadomość SMS. Jednakże najlepszą metodą jest wysłanie wezwania do zapłaty listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru z uwagi na to, że przedsiębiorca ma potwierdzenie nadania przesyłki, które w razie braku spłaty należności przed dłużnika, może stanowić dowód w sądzie. Jednocześnie należy wskazać, że dłużnicy większą uwagę zwracają na pisemne wezwanie do zapłaty niż np. na taką samą treść wezwania wysłaną za pomocą poczty elektronicznej. Już sama forma dostarczenia wezwania do zapłaty – w postaci listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru wzbudza u dłużnika większy niepokój, przez co można liczyć na szybsze odzyskanie długu.