Gdy pracujemy nie myślimy o dokumentach, które będą nam potrzebne do obliczenia naszej przyszłej emerytury. Firmy zamykają działalność, upadają i nie dbają o byłych pracowników, którym pozostawiają problemy z dotarciem do dokumentacji osobowej i płacowej. Sami pracownicy nie zbierają dokumentów potwierdzających wysokość zarobków i czas zatrudnienia. Kłopoty pojawiają się w momencie gdy przychodzi czas odejścia na emeryturę. Bez kompletu dokumentów ZUS nie może naliczyć kapitału początkowego, co skutkuje wyliczeniem znacznie niższej kwoty comiesięcznej wypłaty niż się tego spodziewa przyszły emeryt.
Wielu potencjalnych emerytów ma problemy z dotarciem do peÅ‚nej dokumentacji, która pozwoli na prawidÅ‚owe ustalenie kapitaÅ‚u poczÄ…tkowego. Przeliczenie tej części skÅ‚adowej emerytury może zwiÄ™kszyć pobierane Å›wiadczenie nawet o kilkaset zÅ‚otych.
Jeżeli ktoÅ› nie może udowodnić wysokoÅ›ci osiÄ…ganych zarobków z powodu likwidacji zakÅ‚adu pracy lub zniszczenia dokumentacji pÅ‚acowej wówczas osiÄ…gane wynagrodzenie może być ustalone na podstawie dokumentacji zastÄ™pczej, jeÅ›li takÄ… ktoÅ› posiada. MogÄ… to być umowy o pracÄ™, pism o powoÅ‚aniu, mianowaniu oraz inne dowody, w których zawarte sÄ… dane dotyczÄ…ce wynagrodzenia pracownika.
Jak zrobić pierwszy krok?
Osoby poszukujÄ…ce dokumentów o zatrudnieniu i wysokoÅ›ci osiÄ…ganych zarobków powinny przede wszystkim ustalić, czy zakÅ‚ad pracy jeszcze istnieje. Jeżeli nie istnieje, to na podstawie zachowanych dokumentów (pism otrzymywanych z zakÅ‚adu pracy, wpisów w dowodzie osobistym lub w legitymacji ubezpieczeniowej) powinny ustalić jego dokÅ‚adnÄ… nazwÄ™ oraz adres, a także, w jakich strukturach organizacyjnych byÅ‚ umieszczony, a nastÄ™pnie szukać pomocy w wymienionych instytucjach i archiwach. Jeżeli zlikwidowanym zakÅ‚adem pracy byÅ‚o przedsiÄ™biorstwo paÅ„stwowe, to jego dokumentacjÄ™ osobowo-pÅ‚acowÄ… powinien przejąć nastÄ™pca prawny lub organ zaÅ‚ożycielski, albo organ nadrzÄ™dny pracodawcy. W przypadku braku nastÄ™pcy prawnego należy zwrócić siÄ™ do organu zaÅ‚ożycielskiego albo organu nadrzÄ™dnego swojego byÅ‚ego pracodawcy. Najczęściej byli nimi wojewoda lub wÅ‚aÅ›ciwy minister, którzy majÄ… obowiÄ…zek prawny przejmowania, zabezpieczania i udostÄ™pniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych lub zniesionych paÅ„stwowych jednostkach organizacyjnych. W przypadku likwidacji spóÅ‚dzielni lub organizacji spóÅ‚dzielczych dokumentacjÄ™ niearchiwalnÄ…, której okres przechowywania jeszcze nie upÅ‚ynÄ…Å‚ może przechowywać zwiÄ…zek rewizyjny, w którym byÅ‚a zrzeszona spóÅ‚dzielnia, a jeÅ›li takiego zwiÄ…zku nie ma lub zostaÅ‚ zlikwidowany - Krajowej Radzie SpóÅ‚dzielczej. SpóÅ‚ki prawa cywilnego i handlowego, (czyli firmy prywatne) w przypadku ich likwidacji zobowiÄ…zane sÄ… do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej i innej dokumentacji niearchiwalnej we wÅ‚asnym zakresie. Niektóre z nich przekazujÄ… takÄ… dokumentacjÄ™ do dalszego, przechowywania firmom zajmujÄ…cym siÄ™ przechowalnictwem akt np. do Archiwum Dokumentacji Osobowej i PÅ‚acowej w Milanówku (05-822 Milanówek, ul. St. Okrzei 1), które od października 2013 r. jest oddziaÅ‚em Archiwum PaÅ„stwowego w Warszawie. W archiwum tym - pod numerem telefonu (22) 635 68 22 - dziaÅ‚a punkt informacyjny.
Niekiedy dokumentacjÄ™ pracowniczÄ… przechowujÄ… byli wÅ‚aÅ›ciciele danej firmy prywatnej. Pewne wskazówki dotyczÄ…ce miejsc jej przechowywania można uzyskać za poÅ›rednictwem wydziaÅ‚ów rejestrowych wÅ‚aÅ›ciwych terytorialnie sÄ…dów lub urzÄ™dów administracji terenowej.
Zasady postÄ™powania z dokumentacjÄ… w niepaÅ„stwowych jednostkach organizacyjnych, partiach politycznych, organizacjach politycznych, spóÅ‚dzielczych, spoÅ‚ecznych, w koÅ›cioÅ‚ach i zwiÄ…zkach wyznaniowych - jednostki te ustalajÄ… we wÅ‚asnym zakresie.
ZUS również dysponuje spisem zlikwidowanych zakÅ‚adów pracy wraz z wykazem miejsca przechowywania dokumentacji danej firmy. Spis ten dostÄ™pny jest na stronie internetowej http://www.zus.pl/swiadczenia/emerytury/baza-zlikwidowanych-lub-przeksztalconych-zakladow-pracy jak również w każdej jednostce ZUS.
Katarzyna Krupicka
Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS województwa podlaskie.
