Dla wielu firm wynajem powierzchni biurowej to rozwiązanie znacznie korzystniejsze niż budowa własnej siedziby. Gwarantuje większą elastyczność oraz stwarza możliwość ulokowania biznesu w miejscu, w którym zakup gruntu byłby niemożliwy. Jak zatem wynajmować mądrze, z uwzględnieniem rzeczywistych potrzeb firmy, i nie wpaść w pułapki procesu negocjacyjnego?
Według badań Fundacji Pro Progressio na temat kluczowych czynników przy wyborze lokalizacji biznesowej ważną determinantą jest dostępność powierzchni biurowych klasy A i B+, którą wszyscy respondenci określili jako „zdecydowanie” lub „raczej” istotną. Tymczasem atrakcyjna działka pod budowę własnej siedziby okazała się ważna jedynie w 42%.
- Przedsiębiorcy, szczególnie na początku działalności na danym terenie, znacznie chętniej korzystają z wynajętych budynków. Daje to możliwość szybszego ulokowania biznesu w atrakcyjnej lokalizacji,generuje mniejsze koszty, nie wymaga troski o administrację budynku – mówi Wiktor Doktór Prezes Fundacji Pro Progressio.
- Określ priorytety
Na polskim rynku występuje nadpodaż powierzchni biurowej, według raportu RICS na temat nieruchomości komercyjnych za II kwartał 2015 roku. W gąszczu ofert znalezienie idealnie dopasowanej przestrzeni biurowej nie jest jednak tak proste, jak mogłoby się wydawać. Główne kryteria brane pod uwagę przez najemców są zazwyczaj uniwersalne: lokalizacja, standard budynku oraz wykończenie powierzchni, ekspozycja budynku, jego wielkość i charakter. Najtrudniejsze w procesie decyzyjnym jest umiejętne dokonanie rozkładu wag dla poszczególnych czynników.
- Działaj zgodnie z planem
Warto rozpocząć od ustalenia harmonogramu uwzględniającego poszczególne etapy poszukiwania powierzchni. Realna ocena możliwości budżetowych pomoże zawęzić listę potencjalnych lokalizacji do tych, które są w naszym zasięgu finansowym. Kolejny etap to wybór kilku opcji, a następnie tej jednej, której dotyczyć będą finalne rozmowy.
- Kluczowym elementem harmonogramu jest data wyznaczająca początek okresu najmu. Kontraktowe zabezpieczenie dostępności powierzchni dla najemcy jest jednym z istotnych zapisów umowy – mówi Joanna Blumert, Associate, Manager ds. Rozwoju Biznesu w dziale powierzchni biurowych firmy Cushman & Wakefield.
- Nie bez znaczenia w całym procesie jest zaplanowanie czasu na aranżację biura. Różne bowiem będą założenia dla przygotowania powierzchni kilkuset metrowej czy powierzchni kilku tysięcy metrów - dodaje.
- Patrz w przyszłość
Podejmując decyzję o wyborze biura należy wziąć pod uwagę nie tylko obecne zapotrzebowania firmy, ale także okoliczności, które mogą wystąpić w przyszłości: spodziewany w ciągu kilku lat spadek lub wzrost zatrudnienia, rozważane przejęcia i fuzje. W umowie należy uwzględnić zapisy dotyczące rozwoju firmy oraz uzgodnienia na wypadek ewentualnej redukcji czy ograniczenia działalności biznesowej.
- Posłuchaj pracowników
Istotne czynniki przy wyborze biura to również te, które mają realny wpływ na codzienny komfort pracowników firmy: dostęp do komunikacji publicznej, parkingu, ale także rozplanowanie powierzchni i jej zaaranżowanie oraz design.
- Warto zauważyć, że firmy coraz częściej konsultują swoje plany z pracownikami, żeby nowe biuro spełniało oczekiwania nie tylko zarządu, ale również zespołu. Ważne, aby osoby decyzyjne nie patrzyły na nowe biuro tylko i wyłącznie pod kątem kosztów. Najtańsza, nieodpowiadająca zespołowi lokalizacja, niski standard może spowodować rotację wśród pracowników i problemy związane ze znalezieniem nowej kadry – mówi Izabela Ciszewska, Starszy Konsultant w Dziale Reprezentacji Najemcy w JLL.
- Zatrudnij specjalistę
W celu usprawnienia procesu wynajmu warto pomyśleć o skorzystaniu z pomocy specjalisty.
- Doświadczeni agenci potrafią zidentyfikować możliwości, które nie są oczywistym wyborem. Poza standardowo dostępnymi, wyszukają również oferty, które nie są ogólnie znane na rynku, wynegocjują atrakcyjne bonusy, ulgi, czy dopłaty – mówi Mateusz Strzelecki, Senior Associate w firmie doradczej Walter Herz. W jakie pułapki najczęściej wpadają najemcy rezygnując z pomocy specjalisty? Nie zwracają uwagi na zapisy dotyczące opłat eksploatacyjnych i standardu technicznego danego obiektu lub nieświadomie zgadzają się na poniesienie opłat za powrót do pierwotnego stanu biura, jeszcze sprzed wprowadzenia wszystkich zmian na powierzchni, w przypadku decyzji o wyjściu z danego obiektu – mówi Izabela Ciszewska.
Fundacja Pro Progressio – misją Fundacji jest wspieranie działań służących rozwojowi i inwestycjom w Polsce, a także optymalnemu wykorzystaniu zasobów przedsiębiorstw i sektora publicznego w kraju i na świecie. Pro Progressio realizuje projekty, których celem jest rozwój branży outsourcingowej w Polsce. Fundacja współpracuje z sektorem publicznym (miasta, agencje rozwoju regionalnego, specjalne strefy ekonomiczne, parki naukowo-technologiczne, parki przemysłowo-technologiczne, uczelnie wyższe) i prywatnym w Polsce oraz międzynarodowymi organizacjami sektora outsourcingu. Pro Progressio wspiera, promuje i nagradza podmioty, które przyczyniają się do rozwoju dobrych praktyk w zakresie outsoucingu, optymalizacji procesów oraz kosztów. Fundacja jest pomysłodawcą i organizatorem jedynego niekomercyjnego konkursu dla branży outsourcingu. Celem Outsourcing Stars jest wyłonienie i nagradzanie najprężniej rozwijających się firm outsourcingowych oraz instytucji bezpośredniego otoczenia branży.
