Obecnie dokumentacja pracownicza przechowywana jest w formie papierowej. Od stycznia będzie można decydować, w jakiej formie pracodawca chce ją przechowywać – papierowo, czy elektronicznie. Dla wszystkich nowo zatrudnianych osób od 1 stycznia akta pracownicze będą przechowywane 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
Będzie też można zmienić wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych. Dla pracowników, którzy zatrudnieni byli po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., będzie można skrócić okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 na 10 lat. Zakład Ubezpieczeń Społecznych dostosował program Płatnik i aplikację ePłatnik do nowych przepisów.
Osoby, które nie pobrały jeszcze nowej wersji Płatnika mają na to czas do 25 stycznia. Od 1 do 25 stycznia będą funkcjonowały równolegle dwie wersje programu, dotychczasowa 10.01.001 oraz nowa 10.02.002. Od 26 stycznia nowy Płatnik na dobre zastąpi „starego”.
Przedsiębiorcy, którzy będą rozliczać składki za grudzień 2018 r. mogą zrobić to jeszcze z wykorzystaniem „starej” wersji Płatnika. Ci, którzy pobrali nową wersję programu, składki za grudzień rozliczą już w zaktualizowanym formularzu ZUS DRA. Przy przekazywaniu danych za ubezpieczonych w rozliczeniu za grudzień 2018 r. nie należy jeszcze używać dokumentu ZUS RPA.
Nową wersję należy pobrać, jeśli w pierwszej połowie stycznia 2019 r. zamierzamy wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń. Należy pamiętać, że z pierwszym dniem nowego roku zmienił się dokument ZUS ZWUA. Oznacza to, że przy wyrejestrowywaniu pracowników konieczne będzie uzupełnienie kodu przyczyny wyrejestrowania oraz podanie podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy.
Rozliczenie składek za styczeń 2019 r. (w lutym) trzeba już przygotować w nowej wersji programu. Jeśli pracownik w styczniu tego roku osiągnął bądź osiągnie przychody za poprzednie lata (np. „trzynastkę”) poza raportem ZUS RCA powinno się przekazać do Zakładu także nowy dokument ZUS RPA. Tak będzie przy rozliczaniu składek za każdy miesiąc, w którym nastąpi wypłata za ubiegłe lata.
Więcej informacji na temat „nowego” Płatnika na stronie www.zus.pl oraz w każdej stacjonarnej placówce ZUS.
Katarzyna Krupicka
regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa podlaskiego
